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Design Thinking goes digital

Wie dein Online-Workshop zum Erfolg wird

Nichts stellt unsere digitalen Fähigkeiten so sehr auf die Probe, wie die aktuelle Corona-Krise. Was vor Kurzem noch in realen Räumen stattfand, geht heute nur noch online. Auch Design Thinking Coaches betreten ab sofort Workshopräume nur noch per Videokonferenz. Die Verlagerung des Workshops in die virtuelle Welt stellt viele von ihnen zunächst vor eine große Herausforderung. Vielleicht hast du es selbst auch schon bemerkt, dass du nicht so richtig weißt, worauf es bei einem Online-Workshop überhaupt ankommt. Damit bist du nicht alleine. Daher haben wir dir hier einen vollständigen Leitfaden erstellt, damit auch dein Online-Workshop zum Erfolg wird. Erfahre, wie du dir als „Digital Coach“ einen echten Namen machen kannst. Dazu erhältst du wertvolle Experten-Insights von Design Thinking Coaches, die sich der Herausforderung „Online-Workshop“ bereits erfolgreich gestellt haben.


In der Online-Welt scheint auf einmal alles anders zu sein: Gerade beim Design Thinking bekommt man das deutlich zu spüren. Workshops, die von der Bewegung im variablen Raum und aktiver Zusammenarbeit in einem multidisziplinären Team leben, müssen nun vor einem Bildschirm stattfinden.

Das Problem: Die gewohnten Workshopformate lassen sich nicht eins zu eins in die virtuelle Welt übertragen. Daher bedarf es einer digitalen Umstellung und einer Anpassung alter Gewohnheiten. Das trifft viele Coaches und Trainer unvorbereitet und es fehlt ihnen an nötiger Erfahrung, Know-How und Mut, unbekannte Pfade zu beschreiten.

Um dieses Problem zu lösen, haben die Coaches der DesignThinkingCoach Community in den letzten Tagen und Wochen alles daran gesetzt, Erkenntnisse zu sammeln, wie Workshops auch online den gewünschten Erfolg bringen. Und jetzt steht sie: Die Strategie, wie du deinen Design Thinking Workshop auch online rockst.

Das Ziel dieser Strategie ist es, auch bei einem Online-Workshop die Motivation und Kreativität der Teilnehmenden aufrecht zu erhalten. Schließlich soll am Ende jeder inspiriert oder gar transformiert aus dem Workshop hervorgehen und auch etwas Neues kreieren, anstatt vor dem Bildschirm einzuschlafen. Bist du bereit?

Der erste Schritt: Das richtige Konzept

„Wenn du ein scheiß Workshopkonzept digitalisierst, erhältst du einen scheiß Online-Workshop”. So lautet das Statement der DesignThinkingCoach Academy Gründerin Pauline Tonhauser. Was du also brauchst, ist gleich zu Anfang ein gut durchdachtes Konzept, welches für den digitalen Raum optimiert ist. Aber worauf musst du achten?

Die wohl größte Herausforderung dabei ist, dass der Workshopraum und sein flexibles Mobiliar auf einmal durch einen Bildschirm ersetzt wird. Stundenlanges Sitzen vor einem Bildschirm kann aber für dich und auch die Teilnehmer*innen sehr anstrengend sein. Darunter leiden sowohl Konzentration, als auch Motivation.

Um dem vorzubeugen lautet das erste Gebot: Kürzere Workshopzeiten. Reduziere den Zeitrahmen lieber auf drei bis maximal vier Stunden und verteile dafür die Inhalte auf mehrere Tage.

Um trotzdem höchst produktiv zu sein, kannst du die Möglichkeit nutzen, auch asynchron zu arbeiten und Arbeitspakete verteilen. So sind beim nächsten Termin schon neue Inhalte erarbeitet und der Workshop kann volle Fahrt aufnehmen.

In der Kürze liegt die Würze eines energetischen Online-Workshops.

Für weitere Tipps haben wir den Innovationsberater und Trainer Danny Holtschke befragt, was für ihn bei der Konzeptplanung die größte Herausforderung darstellt und wie er damit umgeht. Erst vor Kurzem hat er einen einwöchigen Design Thinking Sprint durchgeführt und seine Erfahrungen mit uns geteilt:

Danny: „Es ist gar nicht so einfach, die Energie und Stimmung aller Teilnehmer*innen den gesamten Prozess über aufrecht zu erhalten. Deshalb lautet mein Tipp: Überlege dir von Anfang an gute Warm-ups und Energizer, damit deine Teilnehmer*innen die Zeit nicht nur passiv vor dem Bildschirm verbringen.”

Warm-ups und Energizer sorgen für Schwung und bringen die Teilnehmer*innen weg vom Bildschirm in den Körper.

Daraus ergibt sich das ebenso wichtige zweite Gebot: Bewegung! Denn Bewegung fördert die Kreativität. Schon hier und da eine kleine Übung kann alle bei Laune halten und dazu bringen, sich mit danach wieder mit vollem Elan deinen Workshop-Inhalten zu widmen.

 

 

Kein erfolgreicher Workshop ohne motivierte Teilnehmer*innen

Ein guter Workshop lebt von der Mitarbeit motivierter Teilnehmer*innen. Der Coach lenkt die Workshopinhalte und die Gruppendynamik, um die Motivation bis zum Ende aufrechtzuerhalten. Was sonst selbstverständlich ist, kann online schon mal kompliziert werden. Denn normalerweise erfährst du über Mimik und andere Reaktionen, ob Motivation da ist und die Teilnehmenden im Flow sind.

Doch fällt dieses Feedback in der Videokonferenz aus, weil du gar nicht alle Teilnehmer*innen gleichzeitig auf deinem Bildschirm sehen kannst, ist die allgemeine Stimmung schon schwieriger zu deuten. Woher weißt du ob dein Workshop gerade die richtige Richtung einschlägt? Vielleicht haben einzelne Teilnehmer*innen schon längst die Motivation verloren und halten sich ganz unbemerkt aus dem Geschehen heraus.

Damit dir das nicht passiert, behalte alle Teilnehmer*innen gleichzeitig im Blick. Das ist zum Beispiel mit der Galeriefunktion von Zoom möglich. Denn hier kannst du bis zu 49 Personen gleichzeitig sehen. So hast du das gesamte Geschehen wieder im Blick und kannst einzelnen Personen aktiv auf die Sprünge helfen, wenn sie einen kleinen Motivationsschub brauchen.

Behalte deine Teilnehmer*innen im Blick, um ein Gefühl für die Stimmung der Gruppe zu haben.

Als kleiner Geheimtipp: Es empfiehlt sich dafür zwei Bildschirme zu nutzen. Denn so kannst du auf einem alle Teilnehmer*innen einblenden und mit dem anderen ganz bequem kollaborativ mit dem Team auf einem digitalen Whiteboard arbeiten. Auf diese Weise ersparst du dir auch lästiges Umschalten zwischen zwei Online-Tools und positionierst dich durch professionelle “Workshop”-Ausstattung. 

 

 

Um aber auf Nummer sicher zu gehen, was die Motivation angeht, kannst du auch vor Beginn des Workshops schon Vorsorge durch ein umfangreiches Onboarding treffen. Das könnte zum Beispiel ein 15 minütiger Video-Call sein. Stelle sicher, dass die Teilnehmenden auch wirklich Zeit und Lust auf den Workshop haben. Dabei lernst du jeden einzelnen schon ein bisschen besser kennen und schaffst Verbundenheit. Das gibt dir Sicherheit, dich im Workshop darauf berufen zu können.

Lerne deine Teilnehmer*innen durch ein Onboarding besser kennen und gewinne so an Sicherheit.

Ebenso wichtig ist es, dass du die Intention des Workshops vor Beginn schon für alle klar stellst. Denn so wissen die Teilnehmenden, was sie erwartet und erleben während des Workshops keine unangenehmen Überraschungen. Mit diesem Vorgehen stellst du die Motivation deines Teams sicher und die Wahrscheinlichkeit, dass alle mitarbeiten ist umso höher.

Technisches Onboarding: Bereite deine Teilnehmer*innen vor

Neben der Motivation spielt auch der technische Wissensstand deiner Teilnehmenden eine wesentliche Rolle. Denn als weitere Herausforderung wirst du schnell erkennen, dass sich die technische Versiertheit der Teilnehmenden stark unterscheiden kann. Viele betreten in einem Online-Workshop Neuland und fühlen sich damit von Grund auf erst einmal unwohl. Um auch für diese Herausforderung gewappnet zu sein, ist eine gute Vorbereitung durch dich als “Digital Coach” gefragt.

Bereite dafür zum Beispiel ein kleines Video zur Einführung in das primär genutzte Tool vor oder nutze vorhandene Einführungsvideos der Software-Anbieter. Darin kannst du den Teilnehmenden die theoretischen Grundlagen des Tools und seiner Funktionen schon einmal vermitteln.

Damit auch in der Anwendung später alles glatt läuft, heißt es für deine Teilnehmer*innen dann “Learning by Doing”. Auch diesen Schritt kannst du vorab schon planen, indem du ihnen eine kleine Aufgabe stellst, mit der sie sich ausprobieren können. Möchtest du sie beispielsweise in die Arbeit mit “Miro” einführen, könnte die Aufgabe lauten: Stelle dich mit Name und Beruf vor und nutze dafür die Post-its auf dem virtuellen Whiteboard.

Erledige das technische Onboarding der Teilnehmer*innen vor dem Workshop, damit du smooth einsteigen und loslegen kannst.

Durch solch ein technisches Onboarding im Vorfeld, stellst du sicher, dass jeder der Teilnehmenden die nötigen Fähigkeiten in den Workshop mitbringt. So bleibt im Prozess keiner zurück und die Teilnehmenden haben sich durch die Vorbereitung schon etwas mehr an die neuen Werkzeuge gewöhnt. Auch hierfür konnte uns Danny noch einen weiteren Tipp mit auf den Weg geben:

Danny: „In einem technischen Onboarding muss sichergestellt werden, dass auch alle Teilnehmer*innen die richtigen Tools gleichermaßen nutzen können. Um das gleich von Anfang an zu vereinfachen, halte ich den Einsatz der Tools immer sehr klar. Das heißt ich verzichte lieber auf komplexere Tools und nutze stattdessen solche, die einfach funktionieren.”

Teambuilding und klare Regeln sind der Schlüssel

Dein Konzept ist erstellt, das Team ist vorbereitet. Nun geht es darum, die Arbeit im Team auch online so effektiv und angenehm wie möglich zu gestalten. Dabei sind vor allem gute Kommunikation und ein starkes Teambuilding der Schlüssel zum Erfolg.

Im digitalen Workshop fehlt es oft an nonverbalen Kommunikationsbrücken und sozialem Austausch zwischen den Teammitgliedern. Auch kurzes Eingrätschen bei Fragen, ohne gleich den gesamten Flow zu unterbrechen, gestaltet sich im Online-Workshop eher schwierig. Abgesehen davon kann es passieren, dass Redeanteile sehr ungleichmäßig verteilt sind. Introvertierten Teilnehmer*innen fällt es online noch weniger leicht sich einzubringen, während dominante Charaktere dafür umso mehr Raum einnehmen.

Mit diesen Problemen musst du als Coach natürlich umgehen können und trotzdem einen kühlen Kopf bewahren. Als Teambuilding-Maßnahme könntest du daher gleich zu Anfang dafür sorgen, dass jeder Teilnehmer einmal vor der gesamten Gruppe spricht. Das erzeugt Sicherheit im Team und ermutigt introvertierte Persönlichkeiten dazu, sich auch im weiteren Prozess einzubringen. Das Check-In ist also bei einem Online-Workshop ein kritischer Erfolgsfaktor für eine gute Gruppendynamik und den Teamzusammenhalt.

Lass zu Beginn des Workshops jeden einmal vor der Gruppe sprechen, um eine psychische Sicherheit bei den Teilnehmenden zu erzeugen.

Doch auch im weiteren Verlauf des Workshops, sollte die Kommunikation klar geregelt sein, damit es nicht zu einem Chaos aus Stimmen kommt, worin der Einzelne untergeht. Daher lautet Dannys Tipp in Sachen Online-Kommunikation: „Team-Hygiene ist hier das Schlüsselwort. Das heißt es muss sichergestellt werden, dass jeder die Möglichkeit hat zu Wort zu kommen und dann auch auszusprechen zu dürfen.

Um das zu gewährleisten, können kommunikative Regeln aufgestellt werden, wie zum Beispiel bei Fragen die Hand zu heben. Hat sich das Team auf solche Regeln geeignet, ist es ratsam, diese auch in einem gemeinsamen Vertrag festzuhalten. Das stärkt das Teamgefühl und schafft einen klaren Konsens zwischen allen Teilnehmer*innen.

Lass die Teilnehmenden Regeln für die Zusammenarbeit erarbeiten und im Teamvertrag festhalten – besiegelt mit digitaler Unterschrift.

Bleibt noch das Problem der nonverbalen Kommunikation. Natürlich gibt es auch hierfür eine Lösung. Man kann zum Beispiel Zeichensprache oder virtuelle Gesten nutzen. Das können Smileys im Chat sein oder auch die Klatsch- und Daumenhoch-Emoticons bei Zoom, die dafür prima geeignet ist.

Sozialer Austausch und kleine Gespräche zwischendurch sind online wie offline ein natürliches Bedürfnis der Teilnehmenden. Dies ist durch parallele Gespräche über Slack oder Whatsapp auch durchaus möglich.

Jedoch bist du hier als Coach selbst gefragt, ob du deinen Teilnehmer*innen diese Möglichkeit geben willst, oder ob diese Zwischengespräche für dich eher störend sind und du lieber die gesamte Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen in einem digitalen Raum hast.

Plan B für die Technik

Wir alle wissen: wo Technik im Spiel ist, sind auch technische Störungen nicht weit. Dagegen ist man zwar manchmal einfach machtlos, allerdings liegt es an dir, die Situation zu retten, indem du einen Plan B parat hältst. Am besten du legst dir zu jedem Tool, welches du benutzt vor Beginn schon eine Alternative bereit, auf die du schnell umsteigen kannst, wenn die Technik mal wieder nicht funktioniert, wie sie sollte. So verlierst du zwar ein wenig Zeit, kannst aber ohne Probleme weiter machen.

The Show must go on: Zieh bei technischen Störungen ganz entspannt deinen Plan B aus der Tasche.

Zusätzlich können auch Störgeräusche oder eine miese Audioqualität schnell frustrierend für die Teilnehmenden sein und so dem Workshop einen echten Dämpfer verpassen. Hier lohnt es sich, ein Headset zu benutzen, welches eine gute Tonqualität gewährt. Wer sich absichern will, legt sich auch hier eine Alternative bereit, falls das Headset mal defekt ist.

 

 

Eine digitale Arbeitswelt auch nach Corona

Corona hat unsere Arbeitswelt vom einen auf den anderen Tag schlagartig verändert. Doch auch nach Corona werden sich die digitalen Anpassungen, die dadurch nun zwangsweise nötig sind, nicht einfach wieder umkehren. Das muss auch gar nicht negativ sein. Denn neben den ganzen Problemen und Herausforderungen, gibt es auch eine Reihe an Dingen, die sich durch Online-Workshops verbessern.

Die digitalen Anpassungen werden sich nach Corona nicht einfach wieder umkehren.

Zum Beispiel sind die Teilnehmer*innen nicht mehr an einen Ort gebunden. Kosten und Zeitaufwand für eine Anreise fallen damit weg und man kann den Workshopraum ganz bequem von zu Hause aus betreten.

Außerdem ist die Aufmerksamkeit, wenn sie nicht durch Ablenkungen gestört wird, in einem Online-Workshop in der Regel sehr hoch. Durch gemeinsame Navigation kann man die ungeteilte Aufmerksamkeit der Teilnehmer*innen auf denselben gemeinsamen Punkt am Bildschirm lenken.

Außerdem bedeuten Online-Workshops einen großen Fortschritt in Richtung Digitalisierung. Die aktuelle Situation fordert jeden dazu auf, die technische Affinität zu stärken und seine Online-Kompetenz zu erweitern. In unserer zukünftigen Arbeitswelt werden solche Fähigkeiten immer wichtiger.

Mit diesem neuem Wissen kannst du Workshops in der digitalen Welt nun vielmehr als eine wunderbare Möglichkeit betrachten, anstatt sie als Problem oder unüberwindbare Herausforderung zu sehen. Und nun ist es an dir. Tauche ein in die Online-Welt und mache deine eigenen Erfahrungen als “Digital Coach”.

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