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Design Thinking goes digital:

In 7 Schritten zum eigenen Online-Workshop

Dein erster digitaler Workshop steht kurz bevor. Vielleicht steckst du schon mitten in den Vorbereitungen und es tummeln sich die verschiedensten Fragen in deinem Kopf. Oder das Thema Online-Workshop ist ein einziges große Fragezeichen für dich. Du fragst dich vielleicht, wie sowas überhaupt funktionieren soll. Dann lass dich von diesem Artikel an die Hand nehmen. Denn um einen Workshop in der digitalen Welt zu halten, sind einige Besonderheiten zu beachten. Wir gehen diesen Weg mit dir gemeinsam. In dieser 7-Schritte-Anleitung starten wir ganz am Anfang und zeigen dir, wie du deinen ersten erfolgreichen Workshop auf die Beine stellst.


Vielleicht moderierst du schon seit Jahren reale Workshops und Trainings und weißt, worauf es ankommt. Du kennst die Abläufe und hast dein persönliches Erfolgsrezept, das dich nie im Stich lässt. In der realen Welt bist du ein echter Profi. Oder du beginnst gerade erst Workshops zu moderieren und sammelst deine ersten Erfahrungen damit.

Einen erfolgreichen Online-Workshop durchzuführen bedeutet mehr, als einfach nur eine Videokamera aufzustellen und deinem gewohnten Konzept nachzugehen. Was in der realen Welt vielleicht funktioniert, ist online schnell zum Scheitern verurteilt.

Also sei dir eines im Klaren: Neue Umstände erfordern neue Herangehensweisen. Was du jetzt brauchst, ist eine Planung, die für die Online-Welt optimiert ist. Dabei hilft dir der folgende Leitfaden, an dem du dich orientieren kannst. So sind die ganz normalen Unsicherheiten, die aufkommen, wenn man unbekannte Wege einschlägt im Nu überwunden.

Schritt 1: Setze dir ein Ziel

Wir beginnen mit einer ganz simplen, aber dennoch äußerst wichtigen Aufgabe. Online wie offline gilt: Wenn du etwas erreichen möchtest, brauchst du ein klares Ziel. Nur wenn du weißt wo du hin willst, kannst du deine Vorbereitungen auch so treffen, dass du später dort landest.

Nur wer ein klares Ziel hat, kann darauf hinarbeiten und dies auch erreichen.

Also nimm dir einen Moment Zeit und überlege dir: Was möchtest du mit deinem Workshop erreichen? Was sollen deine Teilnehmer*innen mitnehmen? Welches Ergebnis soll am Ende dabei herauskommen?

Wenn du dir darüber im Klaren bist, hast du eine Vision, der du nun weiter folgen kannst. Das “Was?” hast du damit schon beantwortet, fragt sich nur noch “Wann?”. Setze ein Datum und die Zeit für deinen ersten eigenen Online-Workshop.

Schritt 2: Entwerfe ein Online-Konzept mit Zeitplan

“Zeit” ist auch ein gutes Stichwort für den zweiten Schritt. Denn die Uhr in einem digitalen Workshop tickt anders, als in der realen Welt. Deshalb brauchst du ein online optimiertes Konzept mit einem auf die digitale Welt zugeschnittenen Zeitplan. Das bedeutet konkret: Überlege dir genau, wie viel Zeit du für welche Arbeitsschritte einplanen musst.

Zu Beginn deines Workshops ist es ganz normal, dass alles ein bisschen langsamer geht. Das Team braucht ein Weilchen, um sich einzuspielen und sich an die neuen Arbeitsweisen zu gewöhnen. Erst nach einer Weile wirst du merken, dass der Workshop Fahrt aufnimmt und die Teilnehmenden die verwendete Software besser beherrschen. Doch bis es so weit ist, braucht es Geduld, um die neuen Spielregeln zu lernen.

Rechne ein, dass am Anfang alles ein bisschen länger dauert und der Workshop später Fahrt aufnimmt.

Ein Rat an dieser Stelle ist, das sonst so strenge Timing ein wenig aufzuheben. Setze dich nicht mit tickendem Timer und Trillerpfeife vor den Bildschirm. Das setzt deine Teilnehmer*innen unter Druck, der an dieser Stelle nicht zielführend ist. Lasse zu, dass manche Dinge online einfach länger brauchen und arbeite daher lieber ergebnisorientiert.

Ein Online-Workshop kann nicht nur viel Zeit kosten, sondern auch Energie. Übungen, bei denen die Zeit im realen Workshopraum wie im Flug vergeht, können online sehr langwierig sein und viel Anstrengung und Konzentration erfordern. Damit die Teilnehmer*innen trotzdem aufnahmefähig bleiben, solltest du sie nicht überfordern. Also fülle deinen Zeitplan mit ausreichend vielen Pausen und halte die Workshop Zeiten generell kürzer als gewohnt.

Wenn nach einer langen Arbeitsphase die Köpfe rauchen, ist mal wieder Zeit für eine Bewegungspause.

Arbeitsschritte, für die du auf jeden Fall immer viel Zeit einplanen solltest, sind große Gruppendiskussionen. Damit diese außerdem online nicht im Chaos enden, ist deine Moderation als Coach gefragt. Du musst die Reihenfolge der Beiträge, sowie die Zeitbegrenzung klar regeln. Um dies auch online bestmöglich umzusetzen, stellt Lean Coffee Table eine geeignete Software dar, mit der es dir gelingt, Diskussionen zu timen und zu strukturieren.

Bei individuellen Arbeiten hingegen, kannst du dich als Coach ein bisschen mehr zurücklehnen. Dies kann online sehr effektiv sein, denn sich für einen Moment zurückzuziehen und nachzudenken, fällt hinter dem Bildschirm leichter, als im physischen Raum neben all den anderen Teilnehmenden.

 

 

Schritt 3: Wähle die passende Software aus

Durch das online optimierte Konzept mit dem passenden Zeitplan hat dein Online-Workshop nun schon ein bisschen mehr Gestalt angenommen. Um ihn jetzt noch greifbarer zu machen, brauchst du die richtige Software zur Umsetzung. Doch welche Online-Tools eignen sich wozu und wie soll man sich bei so viel Angebot entscheiden? Wir bringen Licht ins Dunkle und unterstützen dich bei der Auswahl.

Damit dein Online-Workshop überhaupt stattfinden kann, brauchst du natürlich zuallererst eine Videocall-Software. Wenn du dich in diesem Gebiet noch nicht so gut auskennst, probier doch für den Anfang einen der beiden Marktführer Zoom oder GoToMeeting aus. Beide bieten tolle Möglichkeiten, die sich während des gesamten Workshops nutzen lassen.

Beispielsweise kannst du bei Zoom mit den Breakout-Rooms ganz einfach und unkompliziert dein ganzes Team in mehrere kleine Gruppen einteilen. Des Weiteren gibt es die Funktion, sich eigene inspirierende Hintergründe zu erstellen, was für die Kreativität förderlich sein kann. Ein kleiner Haken ist jedoch, dass Zoom datenschutzrechtlich zurzeit noch sehr umstritten ist, da teilweise Daten an den Admin der Konversation weitergegeben werden.

 

 

Wenn dir das zu heikel ist und du lieber auf Nummer Sicher gehst, hast du ja noch den zweiten Marktführer als Alternative. GoToMeeting bietet zwar keine Pausenräume, kann jedoch dafür mit Sicherheit oder integriertem Zeichenwerkzeug überzeugen. Natürlich kannst du auch andere Tools wie Hangout, MS-Team oder Bluejeans (mit Break-out-Rooms) nutzen und damit deine ersten eigenen Erfahrungen machen.

Hast du dich schließlich für eine der Softwares entschieden, brauchst du als nächstes eine digitale Arbeitsfläche. Hier ist es ratsam, die Auswahl sowohl an deine eigenen, als auch an die digitalen Fähigkeiten der Gruppe anzupassen. Lernen du und deine Teilnehmer*innen die digitale Welt gerade erst kennen, eignet sich zum Beispiel Nexboard als ein Einsteiger-Tool. Seid ihr jedoch digital affin und schon etwas fortgeschritten, könnt ihr es stattdessen mal mit Miro probieren.

Bei beidem handelt es sich um virtuelle Whiteboards, auf denen du online und in Echtzeit mit deinem Team zusammenarbeiten kannst. Die vielen bunten Post-its machen das Ganze auch noch optisch ansprechend und sind optimal geeignet für kreative sowie analytische Teamarbeit.

Video-, und Kollaborations-Tool bilden das Grundgerüst eines jeden digitalen Workshops. Hast du dahingehend deine Auswahl getroffen, bist du gefragt mit welchen weiteren Tools du deinen Online-Workshop noch ausbauen möchtest. Um gemeinsame Dateien in der Cloud abzuspeichern, kannst du zum Beispiel Google Drive, Dropbox oder OnlyOffice als Wissensspeicher nutzen.

Software für Videokonferenzen und Kollaborations-Tools bilden das Grundgerüst für deinen Online-Workshop.

Willst du deinen Workshop durch Kommunikation beleben und so die soziale Verbundenheit zwischen den Teilnehmer*innen stärken, eignen sich Whatsapp, Slack, Telegram und viele weitere Kurznachrichtendienste. Darüber kann das Team ein wenig plaudern und sich zwischendurch austauschen.

Du setzt sehr auf Struktur und Nachvollziehbarkeit bei der Aufgabenverteilung? Dann kannst du hierfür entweder die Kanban-Board-Funktion von Miro nutzen oder eine weitere Software für Projektmanagement auf deiner Liste der Tools ergänzen. Dafür gibt es zum Beispiel Trello oder auch Stackfield.

 

 

Insgesamt hast du bei der Nutzung der Tools viele Freiheiten und Möglichkeiten. Auf jeden Fall solltest du dich aber bei der Auswahl deinen Teilnehmer*innen anpassen. Hatten sie erst wenig Kontakt mit der digitalen Welt, solltest du lieber minder komplexe Tools auswählen. Kennen sie sich allerdings schon gut aus und sind schon in der Online-Welt zu Hause, kannst du es ruhig auch mal wagen, etwas komplexere Tools heranzuziehen. Ebenso kannst du weitere Tools hinzuziehen, wenn dir am Ende doch etwas fehlt oder Tools weglassen, die dir während des Prozesses überflüssig erscheinen.

Durch Ausprobieren wird sich deine Liste der Online-Tools nach und nach formen und vervollständigen.

Wichtig ist aber auf jeden Fall, dass du es nicht einfach nur bei der Auswahl der Online-Tools belässt. Du musst sie auch entsprechend vorbereiten um so ein geordnetes digitales Umfeld zu kreieren. Wie man das am besten umsetzt, verraten wir im nächsten Schritt.

Schritt 4: Gestalte den Workshopraum und dein digitales Arbeitsmaterial

Zu der Planung deines ersten eigenen Online-Workshops gehört selbstverständlich auch die Gestaltung des Raumes. Wie bitte? Welcher Raum? Fällt dieser in einem Online-Workshop nicht einfach weg? Ganz im Gegenteil: Die Gestaltung des Raumes ist online genauso wichtig, wie in einem realen Workshop. Denn überlässt du die Raumgestaltung einfach dem Zufall, kann es schnell passieren, dass den Teilnehmer*innen die Orientierung fehlt.

Deshalb bereite die virtuellen Räumlichkeiten vorher so gut es geht vor. Was sollen deine Teilnehmer*innen als erstes sehen, wenn sie deinen digitalen Workshop betreten? Wahrscheinlich kein leeres Whiteboard, denn so wirkst du schnell unvorbereitet.

Treffe stattdessen lieber Vorbereitungen und fülle das Whiteboard direkt mit Workshop-Agenda und allen anderen Informationen, die du im Verlauf des Workshops mit den Teilnehmer*innen teilen möchtest. So kannst du im Prozess auch schnell darauf zugreifen.

Sorge für einen gut eingerichteten digitalen Raum, in dem du deine Teilnehmenden empfängst.

Bei dieser Gestaltung kannst du die Teilnehmer*innen auch direkt schon ein wenig mit einbeziehen. Lasse sie zum Beispiel jeweils ein Foto von sich auf dem Board hochladen. So schlägst du zwei Fliegen mit einer Klappe: Das Whiteboard wird persönlicher, die Teilnehmenden übernehmen Ownership und du hast einen Überblick über Namen und Gesichter. Gleichzeitig lernen alle schon mal mit dem neuen Tool umzugehen. Damit es nicht zu Beginn zu Frustrationen kommt, kannst du auch vorab kleine Erklärvideos produzieren.

Ist das Board gestaltet, bereite außerdem die digitalen Arbeitsmaterialien vor, die du während des Prozesses nutzen möchtest. Achte dabei auf Klarheit der Aufgabenstellung und bereite lieber auch gleich noch ein Beispiel vor, welches du vor Beginn der Aufgabe demonstrieren kannst. So verlierst du keine Zeit durch Unklarheiten. Für die Erarbeitung der Aufgaben, kannst du ebenfalls schon Vorlagen bereit legen, die das Team dann nur noch mit Ergebnissen füllen muss.

Doch auch die physische Gestaltung des Raumes spielt keine unwesentliche Rolle bei den Vorbereitungen. Dabei reicht es nicht aus, einfach den Laptop auf deinen Schreibtisch zu stellen, deine Kamera zu testen und loszulegen. Ein wenig mehr braucht es schon. Die richtige technische Ausstattung und genug Platz für Kreativität gehen bei der Gestaltung des Raumes Hand in Hand.

Kreativität kann dann wachsen, wenn du während des Online-Workshops auch genug Platz für Bewegung und Aktivität hast. Durch große Bildschirme und ein kabelloses Headset, fällt es dir leichter deine Teilnehmer*innen im Blick zu haben und mit ihnen zu kommunizieren, selbst wenn du dich gerade durch den Raum bewegst. Bereite außerdem auch schon gesunde Snacks für den nötigen Energieschub zwischendurch vor.

Mit der richtigen technischen Ausstattung und viel Bewegungsfreiheit, kannst du der Kreativität auf die Sprünge helfen.

Diese Vorbereitungen gelten natürlich nicht nur für deinen eigenen physischen Raum, sondern auch für die Räume deiner Teilnehmer*innen. Bitte auch sie, ihre Räumlichkeiten so inspirierend wie möglich herzurichten. Tolle Ideen, wie du auch online für eine inspirierende Umgebung sorgen kannst, findest du hier zum Nachlesen.

Danach wird es langsam ernst. Das Konzept, die Materialien, der reale sowie digitale Workshopraum und die Software für deinen Workshop stehen. Zeit endlich Nägel mit Köpfen zu machen und einen Einladungslink an die Teilnehmer*innen zu verschicken.

 

 

Schritt 5: Teste dein Konzept

Bestimmt bist du jetzt schon ganz aufgeregt und möchtest dein Konzept endlich in die Praxis umsetzen. Jedoch solltest du an dieser Stelle kurz nochmal einen Gang zurück schalten. Führe bevor es wirklich ernst wird lieber einen Testdurchlauf mit Testteilnehmern durch. Nur so kannst du ganz sicher gehen, dass dein erarbeitetes Konzept für die Online-Welt optimiert ist und am Ende auch aufgeht.

Außerdem hast du so nochmal die Möglichkeit kleine Probleme frühzeitig zu entdecken und dein Konzept bei Bedarf noch einmal nachzubessern, ohne dass dein Workshop-Erlebnis darunter leidet. War der Testlauf erfolgreich, steht deinem ersten digitalen Workshop nun fast nichts mehr im Wege und du bist bereit für die richtigen Teilnehmer*innen.

Schritt 6: Bereite deine Teilnehmer*innen vor

Kommen wir zu den letzten kleinen Vorbereitungen, die es für einen erfolgreichen Online-Workshop braucht. Wahrscheinlich fühlst du dich mittlerweile schon viel sicherer und ein Stück weit in der digitalen Welt angekommen. Gleiches solltest du jetzt noch für deine Teilnehmer*innen sicherstellen.

Wenn du in der digitalen Welt angekommen bist, hole auch deine Teilnehmer*innen mit ins Boot.

Mit dem Einladungslink gibst du ihnen die Eintrittskarte zu deinem Online-Workshop. Nun liegt es an dir, dass sie auch sicher dort ankommen. Bereite dazu ein technisches Onboarding vor, in dem du deine Teilnehmer*innen Schritt für Schritt an die neuen digitalen Arbeitsweisen gewöhnst.

Wenn du deine Teilnehmer*innen zuvor schon an der Gestaltung des digitalen Raumes beteiligt hast, indem du ihnen die Aufgabe gegeben hast jeweils ein Bild von sich hochzuladen, hast du damit schon eine kleine Vorarbeit geleistet. Dadurch trifft der Umgang mit den Online-Tools sie schon mal nicht vollkommen unvorbereitet.

Trotzdem solltest du bevor der Workshop dann schließlich beginnt noch einmal sicher gehen, dass auch alle Teilnehmer*innen gleichermaßen sicher mit den Tools umgehen können. Stellst du dies ca. 30 Minuten vor Beginn des Workshops schon fest, hast du noch genug Zeit, um nachzuhelfen, falls doch noch kleine Unsicherheiten herrschen.

Bereite dazu am besten eine kleine Aufgabe vor, mit der du die technischen Fähigkeiten der Teilnehmer*innen ein wenig auf die Probe stellen kannst. Zum Beispiel kannst du jeden dazu auffordern zusätzlich zu dem Bild noch einen Steckbrief als Post-it hochzuladen. Wenn dann alle auf dem gleichen Stand sind, was die Technik angeht, kannst du daran zu Beginn des Workshops anknüpfen und sich jeden mit Steckbrief und Bild vorstellen lassen.

 

 

Schritt 7: Workshop rocken und gemeinsam dokumentieren

Nun sind wir am Ende unserer Planung für einen erfolgreichen Online-Workshop. Wenn du dich bis hierhin an alles gehalten hast, bist du bestens vorbereitet und kannst loslegen. Und dann ist es endlich so weit. Nach und nach folgen die Teilnehmer*innen deinem Link und betreten somit das Tor zu deinem Online-Workshop. Wie ein Profi begleitest du dein Team durch den gesamten Prozess und blickst am Ende stolz auf das Ergebnis.

Doch bei aller Freude solltest du eine Sache nicht vergessen: Dein Online-Workshop muss ausreichend dokumentiert werden. Es wäre doch schade, wenn am Ende wertvolle Informationen verloren gehen. Doch wie dokumentiert man die Ergebnisse am besten? Screenshots von allen Bereichen des Boards machen? Klingt eher anstrengend als effektiv. Doch so muss es nicht sein.

An dieser Stelle zahlt sich die Nutzung von Miro aus. Denn hier gehen die Informationen nicht verloren, wenn du das Board schließt, sondern sind in der Cloud gespeichert. So kannst du auch nach Tagen noch darauf zurückgreifen. Doch ganz so einfach ist es leider dann doch nicht mit der Dokumentation. Auch wenn du hier alle Informationen auch nach dem Workshop noch abrufbereit hast, gibt es trotzdem ein paar Dinge auf die du noch achten solltest.

Zum einen solltest du bedenken, dass es für Gesagtes keinen Speicherknopf gibt. Deswegen liegt es an dir, darauf zu achten, dass alle Ideen, die während des Workshops manchmal auch nur kurz reingerufen werden auch dementsprechend digital verschriftlicht werden. Sei also hier besonders achtsam.

Stelle sicher, dass alle wichtigen Inhalte, die gesagt werden, auch digital in Schrift festgehalten werden.

Außerdem solltest du nach dem Workshop die Ergebnisse nicht einfach nur so stehen lassen. Sonst findest du, wenn du später nochmal einmal einen Blick darauf wirfst nur ein Chaos aus ungeordneten Post-its, aus denen du nicht mehr schlau wirst. Deshalb sortiere die Ergebnisse nach jeder Arbeitsphase und unterscheide dabei zwischen geordneten und ungeordneten Informationen. Dazu kannst du auf dem Whiteboard verschiedene Slides verwenden.

Damit nicht alles an dir hängen bleibt, kannst du auch bei der Dokumentation einen Teil der Verantwortung an das Team abgeben und mit ihnen in Zusammenarbeit die Ergebnisse sortieren. Wenn wieder Ordnung herrscht, kannst du das Miroboard hochauflösend exportieren, um so nochmal alle wichtigen Ergebnisse deines erfolgreichen Online-Workshops auf einen Blick zu haben.

Nun hast du auch wirklich alles was du brauchst, um deinen ersten erfolgreichen Online-Workshop auf die Beine zu stellen. Wo fange ich an und wie mache ich weiter sind nun Fragen von gestern. Uns bleibt damit an dieser Stelle nur noch zu sagen: Viel Spaß bei der Planung und wir wünschen dir einen erfolgreichen ersten Online-Workshop.

 

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