The struggle is real: Ein chaotischer, kaum zu überblickender Haufen Projekte, To-dos und Aufgaben häuft sich vor dir auf dem Tisch und dir ist unklar, wie du das alles bewältigen bzw welche Lösungsstrategien du anwenden solltest. Heutzutage, in einer VUCA Welt ist es mehr denn je gefragt, sich selbst Orientierung zu schaffen, um komplexes Arbeiten zu bewältigen.
Daher möchte ich dich, lieber Leser, auf eine Reise mitnehmen. Eine Reise, bei der du lernst, einen Orientierungskompass für die Bewältigung deiner Problemstellungen in der VUCA Welt anzuwenden. Und dabei ist es egal, ob du Angestellter, Führungskraft, Freelancer oder Unternehmer bist. Denn: die New Work, die von Digitalisierung und Globalisierung massiv vorangetrieben wird, betrifft uns alle.
Halt, Stopp – New Work, Old Work: Was bedeutet das eigentlich im Kern?
Frithjof Bergmann, Sozialphilosoph, besuchte in den Jahren 1976 bis 1979 die Ostblockländer. Er bereiste verfallene Städte, sah eine im großen Stil zerstörte Umwelt sowie eine Wirtschaftswelt, die schwach und abgewrackt war. Der Sozialismus, der auf idealistischen Werten wie Gleichheit, Gerechtigkeit und Solidarität beruhte, hatte versagt.
Die „Old Work“, begleitet von starren Arbeitszeit- und Arbeitsortmodellen sowie rigiden Denkweisen, hatte ausgedient. Aber auch der Kapitalismus bediente sich an starren Arbeitsmodellen, die nicht mehr zeitgemäß waren.
In der Konsequenz beschloss Frithjof Bergmann, der heute als Begründer der New Work gilt, ein zukunftsfähiges Modell zu entwickeln, dass nicht nur den Menschen in den Mittelpunkt stellt, sondern auch dem Paradigmenwechsel von einer Industrie- zu einer Wissens- und Informationsgesellschaft standhält.
„Das Ziel der neuen Arbeit besteht nicht darin, Menschen von ihrer Arbeit zu befreien, sondern die Arbeit so zu transformieren, damit sie freie, selbstbestimmte, menschliche Wesen hervorbringt.“
– Frithjof Bergmann
Entscheidende Entwicklungen wie die Globalisierung, die Digitalisierung und der demografische Wandel sind die Basis der Beobachtungen Friedmanns. Heute verstehen wir unter New Work einen Sammelbegriff, unter dem sämtliche neue Arbeitsformen wie Freelancing, das Arbeiten in Coworking Spaces und flexible Arbeitszeitmodelle sowie neue Denkweisen, wie das Future Mindset zu verstehen sind.
Hinter der New Work Definition stecken zudem die Werte Freiheit, Selbständigkeit und Teilhabe an der Gemeinschaft.
Und hier kommt der Knackpunkt: wenn Arbeit nicht mehr an Orte, feste Teams, Unternehmen und Zeiten gebunden ist, wird es auch unglaublich komplex. So kommen wir erneut bei deinem chaotischen Aufgabenstapel und der Fragestellung an, welche Methode die beste für ein Problem, Thema oder System ist, um eine Lösungsstrategie zu entwickeln.
In diesem Artikel erfährst du:
Aufgabe:
Bevor wir tiefer einsteigen in die Details des Cynefin Frameworks, nimm dir ein Blatt Papier und schreibe dir 10-20 aktuelle To-dos auf.
Das von Dave Snowden entwickelte Cynefin Framework, dessen Begriff „Cynefin” aus dem Walisischen kommt und soviel wie „Lebensraum” bedeutet, stützt sich auf verschiedene wissenschaftliche Disziplinen wie Anthropologie, Kognitionswissenschaften und evolutionäre Psychologie. Das Ziel? Die evolutionäre Natur von Systemen zu verdeutlichen und somit Systeme typologisch einzuordnen.
Das klingt zunächst recht theoretisch, doch in der Praxis hilft es uns, in Entscheidungsprozessen ein gewähltes System oder Problem in die richtige Kategorie einzuordnen und somit den Entscheidungsprozess zu vereinfachen.
Ziel ist es, eine Problemstellung immer simpler zu bearbeiten, sodass diese vom Chaos hin zur Einfachheit gelangt.
Kommen wir also zu den Kategorien des Cynefin Frameworks:
Die 5 Felder Kategorien: einfach, kompliziert, komplex, chaotisch, ungewiss.
In dieser Kategorie sind Ziel und Weg klar definiert sowie bereits bekannt. Es liegen „Best Practices“ vor und somit werden keine Expertenmeinungen gebraucht, um eine Entscheidung zu treffen. Es liegt ein „Wenn-Dann-Prinzip“ vor, sodass die Person, die das Problem vor sich hat, gewohnte Routinen und Prozesse „abarbeiten“ kann. Folgende Vorgehensweise ist im Bereich „einfache Kategorie“ definiert:
Gerne gebe ich dir ein sehr einfaches, fiktives Beispiel: Ich bin Mitarbeiterin in einem Servicecenter für Mobiltelefone und erhalte eine E-Mail eines Kunden, der seinen Vertrag verlängern möchte. Ich erkenne das Problem und beschließe, eine Vertragsverlängerung einzusteuern (Beurteile). Der Kunde erhält nach Bearbeitung eine E-Mail mit Bestätigung der Verlängerung und dem angepassten Vertrag. (Reagiere).
In diesem Feld gibt wiederholt ein „Ursache-Wirkung-Prinzip“ und erneut liegt ein klares Ziel vor. Eine Vielzahl an Variablen sorgt jedoch im System dafür, dass Zusammenhänge nicht linear sind und es mehrere Möglichkeiten gibt, um eine Lösung zu entwickeln. Hier spielt die Rolle eines Experten eine wichtige Rolle.
Das Expertenwissen gebündelt mit Erfahrungswissen, das in einem Team aus Experten und Nicht-Experten zusammen fließt, bildet die ideale Grundlage dafür. Wichtig ist dabei, neben der Problemstellung auch die Zusammenhänge fokussiert zu analysieren, um zu einer Lösung zu kommen, die am nächsten liegt – der, laut Snowden, sogenannte “Good Practice”.
Das Feld „komplex“ umschreibt die Herausforderung, dass nun gleich mehrere Ziele vorliegen und unterschiedliche Wege möglich sind. Die Zahl der Variablen ist nun jedoch soweit gestiegen, dass eine analytische Vorgehensweise wie im Feld “kompliziert” nicht mehr möglich ist. Wie Ursache und Wirkung zusammenhängen, zeigt sich erst nach einem „Trial & Error Prozess“, der im Ergebnis zeigt, ob eine Entscheidung gut oder schlecht war.
Hilfreich ist bei komplexen Problemstellungen, Ergebnisse zu protokollieren, Prozesse nachzujustieren und es, so banal es klingt, erneut zu testen. Für eine komplexe Problemstellung bietet sich ein Team an, das unterschiedlichste Perspektiven, Erfahrungen und Expertise mitbringt. Somit wird das komplexe System Stück für Stück erforscht und der Entscheidungsprozess kontinuierlich verbessert. Snowden nennt diesen Prozess „Emergent Practice“, die aufstrebende Vorgehensweise.
Die Bewältigung komplexer Problemstellungen kann zum Beispiel im Rahmen einer Design Thinking Challenge erfolgen. Die Ausgangssituation dieser Challenge ist es, eine Frage oder Hypothese zu formulieren, die sich dann ein multidisziplinäres Team vornimmt, um gemeinsam das Problem zu analysieren, einen Prototyp zu entwickeln und diesen zu testen sowie ggf. anpassen.
Das Vorgehen:
„Ein multidisziplinäres Team bringt unterschiedliche Perspektiven, Erfahrungen und Expertise mit, das kann bei der Bewältigung eines komplexen Problems hilfreich sein.“
In diesem Feld im Cynefin Framework sind Wege und Ziele nicht bekannt, sodass weder eine Problemstellung analysiert noch eine Vorgehensweise getestet werden kann. Das Ursache-Wirkung-Prinzip ist in diesem Fall ausgesetzt, weil sich die Zusammenhänge ständig verändern und somit keine Vorgehensweise festgelegt werden kann.
Es erfordert viel Erfahrung und Intuition, um eine chaotische Problemstellung zu bewältigen. Chaotisch heißt: Notfall! Stell dir einen Unfall oder eine Naturkatastrophe vor, hier ist es unumgänglich zuerst zu handeln, also die Verletzten zu bergen und zu verarzten.
Mit dem direkten Handeln soll eine Stabilisierung der Situation ermöglicht werden, sodass die Verschiebung der Problemstellung in das komplizierte oder komplexe Feld bewirkt wird.
Sobald also die Verwundeten verarztet sind und die Menschen geborgen, kann sich das Notfall-Team einem oder mehreren Zielen widmen, zum Beispiel dem Räumen der Fahrbahn von Crash-Fahrzeugen oder umgestürzten Bäumen.
Quelle: unsplash
Wenn eine Problemstellung keinem der Felder im Cynefin Framework zugeordnet werden kann, fällt es in die Kategorie „ungewiss“. Unklar bedeutet in diesem Zusammenhang, dass es nicht genug Informationen gibt für die Zuordnung. Dies wäre zum Beispiel der Fall, wenn eine von dir notierte Aufgabe weder ein Notfall ist noch eine Zielsetzung bzw. klare Ursache besteht.
Übung:
Nimm dir nun deine anfangs erstellte To-do-Liste wieder zur Hand. Kannst du nun Muster erkennen in der Problemstellung und diese klar einer definierten Kategorie zuordnen oder sind diese unklar? Notiere dir neben deinen To-dos das Feld, was am ehesten zu deiner Problemstellung passt.
Besonders Projekte, deren Anforderungen zu Beginn nicht klar definiert sind und sich auch im Laufe des Projekts ändern können, eignen sich, um das Cynefin Framework anzuwenden (Agile Unternehmensstrukturen).
Die Methode „Scrum“ unterstützt Projektmitarbeiter darin, Prozesse besser zu strukturieren und zu vereinfachen – sie eignet sich also bei komplexen und komplizierten Problemstellungen. Ist das Ziel aber insbesondere, Abläufe oder Systeme innovativer zu gestalten, bieten sich die New Work Methoden Design Thinking beziehungsweise Prototyping an.
Im Laufe des iterativen Prozesses eignet sich das Projektteam kontinuierlich einen neuen Erfahrungsschatz an – somit eignet sich Design Thinking, insbesondere bei komplexen oder chaotischen Problemstellungen.
Im Rahmen des Design Thinking Prozesses werden Daten gesammelt, zum Beispiel von Kunden aus der Zielgruppe. Die Problemstellung wird noch genauer betrachtet. Erst durch diesen Prozess ist es möglich, das System zum komplexen, zum komplizierten und schließlich zum einfachen Feld „zu schieben“. Auf diese Weise wird das System planbarer und schließlich auch wirtschaftlicher.
Das Cynefin Framework bietet die Möglichkeit, Aufgaben, Projekte, Systeme oder Problemstellungen zu kategorisieren und somit eine Unterstützung zur Orientierung in der VUCA Welt zu bieten. Es ist also ein Werkzeug, um das Schiff, das auf dem offenen Meer schwimmt, zu navigieren.
Das bedeutet aber nicht, dass jede Situation anhand des Modells erklärt werden kann. Viele Probleme sind mehrschichtig, ineinander verknäuelt und die Variablen volatil.
Stattdessen können sich alle Beteiligten eines Projekts erste, gemeinsame Orientierung verschaffen und die Grundlage für eine effektive Zusammenarbeit etablieren – einen großen Schritt weiter zur Bewältigung deines chaotischen Aufgabenstapels hin zu Struktur, Vereinfachung oder eben Innovation.
Bei der Lösung komplexer oder komplizierter Problemlösungen eignen sich New Work Methoden wie das Design Thinking – informiere dich noch heute über unsere Ausbildung zum Design Thinking Coach und werde fit für die Arbeit der Zukunft!
Autorin: Melissa Otto
