Bevor du mit der Vorbereitung beginnst, ist es wichtig zu wissen, welche Art von Design Thinking Workshop du vorbereitest. Die Vorbereitunsgschritte sind sich in allen drei Fällen sehr ähnlich. In diesem Artikel wirst du Tipps finden, die dir sowohl für die Vorbereitung, als auch für die Durchführung deines ersten Design Thinking Workshops helfen werden, deinen Workshop zum Rockstar zu machen.
Es gibt den Methoden-Workshop, in welchem du die Design Thinking-Arbeitsweise erklärst, damit die Teilnehmer sie später selbst anwenden können. Es gibt den Problem-Workshop, bei dem die Methode direkt an einem konkreten Problem durchgeführt wird. Und last but not least, den Explorations-Workshop, in welchem die Arbeitsweise des Design Thinking anhand einer relevanten Fragestellung durchgeführt und zusätzlich erläutert wird. Für alle gilt: Vorbereitung ist die halbe Miete und gut geplant ist halb gewonnen.
Damit dein Auftraggeber auch weiß worauf er sich einlässt, ist es zwingend notwendig, den Klienten die Arbeitsweise des Design Thinking Workshops vorher zu erklären und ihnen zu vermitteln, welche Ergebnisse sie erwarten können. Bereits hier wird der Grundstein gelegt, ob der Design Thinking Workshop vom Auftraggeber als Erfolg betrachtet wird oder nicht.
Des Weiteren ist es notwendig, dass mit dem Auftraggeber eine klar definierte Design Challenge erarbeitet wird. Dabei sollte das Thema ergebnisoffen sein. Kommuniziere offen und transparent mit deinem Auftraggeber, damit dieser sich am Ende über die gefundenen Ergebnisse freuen wird. Eine gut formulierte Design Challenge sollte in einem kurzen Satz mit möglichst wenigen Nebensätzen niedergeschrieben sein und das Problem konkret definieren.
Kommuniziere offen und transparent!
Wichtig: für den Explorations-Workshop darf es sich bei dem Beispiel-Thema nicht um ein akutes, tatsächliches Problem der Firma handeln, da sonst Lösungsdruck aufgebaut wird, der dem Lernerfolg des Design Thinking Workshops entgegenwirkt.
Ein wichtiges Prinzip des Design Thinking ist es, Lösungen aus der Akkumulation und Synthese verschiedenster Perspektiven und Disziplinen zu generieren. Um ein möglichst gutes Ergebnis zu erzielen, ist es erwünscht, dass die Teilnehmer*innen des Design Thinking Workshops möglichst aus unterschiedlichen Fachbereichen kommen. Bei homogenen Teams läuft man Gefahr, die altbewährten und gewohnten Pfade nicht zu verlassen. Je breiter die Expertisen gestreut sind, umso höher die Chance auf ein durchschlagendes Ergebnis. Schließlich sollen alle Teilnehmer*innen voneinander lernen.
Bei homogenen Teams läuft man Gefahr, die altbewährten und gewohnten Pfade nicht zu verlassen.
Für die Anzahl der Teilnehmer*innen eines Design Thinking Workshops empfiehlt sich eine Gruppenstärke von 12 bis 18 Personen, sodass man idealerweise in drei Teams mit jeweils vier bis sechs Teilnehmer*innen arbeiten kann. Hierfür ist es jedoch ratsam, dass pro Team jeweils ein Design Thinking Coach zur Verfügung steht. Innerhalb der Teams sollte die Gruppengröße zwischen vier und sieben Teilnehmer*innen bleiben. Bei weniger fehlt die Diversität der Sichtweisen, bei mehr wird die Moderation innerhalb der Gruppe sehr aufwändig.
Hat ein Kunde nicht das entsprechende Budget zur Verfügung, weil es sich zum Beispiel um eine gemeinnützige Organisation handelt, kann unter Umständen auch ein Workshop mit einer Gruppenstärke von 15 Teilnehmer*innen mit nur einem Coach durchgeführt werden. Dafür müssen aber unbedingt Anleitungen mit den Arbeitsmethoden und selbsterklärende Templates vorbereitet werden. Grundvoraussetzung für einen derartigen Design Thinking Workshop ist eine große Motivation und selbstständiges Arbeiten der Teilnehmer. Pauline Tonhauser hat einen solchen Workshop für die Steinbeis Universität durchgeführt. Ihr Fazit:
„Es ist sehr stressig, aber machbar. – Leider kann in einer solchen Situation die persönliche Betreuung der einzelnen Gruppen und Teilnehmer nicht in der Tiefe durchgeführt werden, in der man sein Wissen gerne vermitteln möchte.“
Aller Anfang ist schwer und die Unsicherheit vor dem ersten Workshop kann einen frisch gebackenen Coach schon mal ins Schwitzen bringen. Die beste Medizin dagegen ist ein guter Plan A.
Bereite eine Art Drehbuch vor, in dem du genau niederlegst, wie der Workshop im Detail ablaufen soll. Wie bei einem Filmdreh definierst du, auf die Minute genau, jede Aktivität im Workshop. Dazu gehören Zeitangaben wie Startzeit und Dauer, der Inhalt und der Ablauf, das Ergebnis, das Setting, benötigtes Material und die offenen To-Dos für jeden einzelnen Schritt.
Aller Anfang ist schwer.
Die beste Medizin? – ein guter Plan A.
Mit diesem Plan A hast du einen genauen Ablauf deines Design Thinking Workshops, der so Schritt für Schritt durchlaufen werden kann. Doch merke dir: Als Design Thinking Coach ist es deine Aufgabe, die Gruppe zu moderieren und dem Fluss der Ideen und Vorschläge zu folgen, anstatt sie in eine bestimmte Richtung zu steuern. Bleibe immer flexibel, um auf die Bedürfnisse und die Gruppendynamik eingehen zu können. Bereite dich mental darauf vor, während des Workshops eventuell spontan auf einen Plan B umzuspringen.
Die Nutzergruppe deines Kunden sollte vor dem Workshop klar definiert sein. Schließlich soll die Lösung auf sie zugeschnitten sein. Deshalb ist es wichtig sicherzustellen, dass die Teilnehmer*innen während des Workshops die Möglichkeit haben, relevante Nutzerinterviews zu führen. Frage dich: Wo halten sich potenzielle Interviewpartner zur Workshop-Zeit auf? Wie lange dauert die Anfahrt? Oder können wir Interviewpartner zu uns einladen? Wenn du externe Kandidaten organisierst, achte darauf, dass sie möglichst der Zielgruppe deines Auftraggebers entsprechen.
Der Ort an dem dein Design Thinking Workshop stattfindet setzt die Grundstimmung für den gesamten Workshop. Ist der Raum hell? Einladend? Wie ist die Akustik? Kommt Lärm von außen herein? Wie riecht es? All diese Faktoren beeinflussen nicht nur dein persönliches Befinden während des Workshops, sondern auch maßgeblich die Grundeinstellung deiner Teilnehmer. Ein gut gewählter Raum wird die Grundstimmung der Teilnehmer*innen positiv beeinflussen.
Absolutes No Go sind fensterlose Räume oder welche mit fest installierten Tischen, die nicht verschoben werden können. Große, helle Räume mit Fenstern und guter Raumakustik sind ideal. Wünschenswert sind Stehtische und Barhocker, die leicht verschoben werden können. Dieses Mobiliar unterstützt eine aktive und produktive Arbeitsatmosphäre.
Für den Design Thinking Workshop brechen wir auch mit alten Gewohnheiten. Die klassischen Tische mit vier Stühlen drum herum sind ungeeignet für die angestrebte Arbeitsweise als Design Thinking Team. Deine Workshop Teilnehmer*innen brauchen viel Bewegungsfreiheit. Unsere Expertin, Pauline Tonhauser, sagt:
„Wenn ich in einen neuen Raum komme, überlege ich sofort, wie ich ihn in ein Design Thinking Lab transformieren kann. Meistens beginne ich damit Stühle und Tische raus zu schmeißen.“
Für den Design Thinking Workshop brechen wir mit alten Gewohnheiten.
Auf keinen Fall dürfen Stühle in den Team Spaces sein. Die Teilnehmer*innen sollen sich bewegen und aktiv bleiben. Klassische Sitzgelegenheiten sind viel zu passiv für die Arbeitsweise im Design Thinking. Pro Workshop Teilnehmer sollten mindestens vier Quadratmeter Platz eingerechnet werden, da sie im Stehen aktiv mitarbeiten können.
Für unternehmensinterne Design Thinking Workshops empfiehlt es sich, externe Räume anzumieten. Dies macht es den Teilnehmer*innen leichter, sich auf neue Denkweisen einzulassen. Frage außerdem nach, ob andere Räume mitbenutzt werden können. Zum Beispiel ein offenes Foyer, um Warm-ups zu machen oder nahegelegene Büros für Stillarbeiten.
Absolut unverzichtbar sind Whiteboards oder Metaplanwände. Davon benötigst du mindestens zwei pro Team – besser sind drei, ideal sind vier.
Für die Arbeit im Team benötigst du eine Reihe von Materialien. Dazu gehören unter anderem Post-its, Stifte, Kleber, Scheren, Papier, Aufkleber, Klebeband, Lego, Tonkarton und weiteres Bastelmaterial.
Des weiteren sollten Beamer, Leinwand und eine Musikanlage zur Verfügung stehen, sowie guter Internet Empfang.
Dein letzter Schritt bevor es wirklich losgeht: Dich eingrooven und in deine Coach-Power kommen! Sei 90 Minuten früher in den Räumlichkeiten. So kannst du vorher noch in Ruhe die Materialien und Geräte durchgehen, kontrollieren, ob alles funktioniert und einfach im Raum ankommen. Gerade, wenn es dein erster Design Thinking Workshop ist, ist es extrem wichtig, dass du dich im Raum wohl fühlst und mit ihm vertraut bist. Selbst erfahrene Profis kommen teilweise noch für eine Eingewöhnungszeit in die Räumlichkeiten.
Pauline Tonhauser sagt sogar:
„Ich selber komme nach wie vor eine bis eineinhalb Stunden vor Workshop-Beginn in die Räumlichkeiten und mache mir Musik an, um wirklich anzukommen.“
Selbst erfahrene Profis kommen zur Eingewöhnung früher in den Raum.
Wenn du mit anderen Design Thinking Coaches zusammen arbeitest, solltest du spätesten am Tag vor dem Workshop, deine Kolleg*innen ordentlich briefen und dich auf sie einstimmen. Für eine reibungslose Zusammenarbeit während des Workshops ist eine klare und strukturierte Kommunikation vor Beginn unabkömmlich.
Wie du siehst, gibt es viele Punkte in der Vorbereitung zu beachten. Für genauere Infos und eine Checkliste aller wichtigen Materialien und Fragen für die Vorbereitung kannst du dir das E-Book: „Design Thinking – 12 Komponenten, die in keinem Design Thinking Workshop fehlen dürfen“ von Pauline Tonhauser anschauen.
Autor: Franz Rügamer
